Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день. Суммы отдельно по дебету и кредиту кассовых и мемориальных документов, распечатываются, подписываются работником, производившим подсчет, и помещаются в папку.
Подкрепление подразделений банка денежной наличностью происходит по мере необходимости. Доставка денежных средств может проводиться собственной службой инкассации или сторонним инкассатором.
У отправителя на сумму подкрепления выписывается расходный ордер. Выдача наличности инкассаторам, кассиру внутреннего структурного подразделения производится заведующим кассой или специально выделенным работником банка.
При получении наличных денег и ценностей инкассаторы предъявляют документы, удостоверяющие личность, и доверенность. Прием денежных средств осуществляется по пачкам с проверкой правильности и целостности упаковки, пломб и четкости оттисков пломбиров или клише. Пачки или мешки с дефектами упаковки инкассаторы не принимают.
На отправляемые с инкассаторами денежные средства и ценности составляют описи в трех экземплярах, которые подписываются заведующим кассой и скрепляются печатью. В описи указываются заведующим кассой и скрепляются печатью. В описи указываются номера сумок, описываются ценности с указанием достоинства банкнот, сумм по номиналам и общей суммы. Первый экземпляр описи отправляется в банк-получатель, второй остается в банке отправителе, а третий передается подразделению инкассации.
Приняв наличные деньги, старший бригады инкассаторов расписывается в расходном кассовом ордере и на втором экземпляре описи, кассир внутреннего структурного подразделения расписывается в расходном кассовом ордере.
Прием денежных средств у инкассаторов осуществляет заведующий кассой банка-получателя. Пачки и мешки с повреждением принимаются с полистным пересчетом, в случае недостатка или излишка которого составляют акт в трех экземплярах с указанием даты, присутствующих, описанием повреждений и т.д. Акт подписывают все присутствующие при приеме и пересчете наличности. Первый экземпляр акта помещают в кассовые документы банка-получателя, второй- передают отправителю, третий-подразделению инкассации.
Для зачисления принятых денежных средств в кассу выписывается приходный ордер.
В бухгалтерском учете отправка денежных средств отражается следующим образом: Д-т 20209 К-т 20202.
При получении денежных средств оформляется обратная проводка.
Наличные деньги и другие ценности и другие ценности хранят в специальном хранилище, вход в которое оборудуют бронированной дверью. Денежные средства и другие ценности хранят раздельно в металлических шкафах, стеллажах или сейфах, которые закрываются на ключ заведующим кассой. Банкноты хранятся упакованными в пачке, монета- в мешки. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему ценностей с указанием: владельца, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, выпускам и достоинствам.
Перед закрытием хранилища ответственный сотрудник должен проверить, внесены ли ценности и документы в хранилище, закрыты ли шкафы и сейфы, заверить остатки в книге хранилища ценностей. Не позднее утра следующего рабочего дня главный бухгалтер сверяет остатки с данными учета и расписывается в ней.
Ревизия кассы и хранилища проводится не реже одного раза в год. Кроме того, ревизии проводятся по решению руководства или при смене ответственного за сохранность сотрудника. При ревизии сверяют фактические и учетные данные, по результатам составляется и подписывается всеми участниками акт, выясняются и указываются причины расхождений. Принимаются меры по устранению выявленных недостатков и несоответствий. На сумму выявленного излишка оформляют приходный кассовый ордер. Недостачи отражаются по счетам 60323, излишки относятся на доходы.
При приеме и обработке рублевой наличности кассир контролирует платежность и подлинность денежных знаков на основании требований и оперативной информации Банка России. Для осуществления контроля используются различные технические средства.
Кассирам запрещается возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки, уничтожать эти знаки или погашать их путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, убирать банкноты из поля зрения клиента при пересчете. Выявив такие банкноты, кассир оформляет справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков или задержании денежных знаков, имеющих явные признаки подделки, в двух экземплярах с указанием их реквизитов. Один экземпляр с оттиском печати кассы выдается клиенту, второй помещается в кассовые документы. При выдаче справки кассир обязан предъявить клиенту денежные знаки для сличения с реквизитами в справке. Сомнительные и неплатежные рубли принимаются по номиналу, имеющие признаки подделки и существенно поврежденные- в условной оценке 1р. за банкноту.
